数字会展实验室由虚拟现实演示区、展览展示区和瀑布书架交流区等三个功能区域组成，主要满足于日常会展实验教学、专业活动展示和相关活动开展使用。为了提高本实验室使用效率，保证实验室设施设备的正常使用和教学工作的顺利进行，师生使用过程中必须严格遵守以下规定：
本实验室设置有专门管理员教师，负责实验室相关设施设备的日常管理和维护工作。
管理员教师需定期检查设施设备运行状态，及时排查设施设备问题，做好维护和报修工作。
相关教师在操作虚拟现实设备前，需向管理员教师了解相应的操作流程，避免造成设备损坏。
参加实训的学生必须在实训教师的指导下使用虚拟现实设备，严格按实训步骤、操作规程以及有关注意事项进行实训课程。
实训过程中，若发现设施设备出现异常现象，应及时报告实训教师。
实训过程中，其他一切设施设备未经同意，不准私自动用。
如有师生需借用本实验室开展非教学活动，须填写“数字会展实验室借用登记表”，交由管理员教师签字同意后方可使用。
借用人员在填写表格时，需明确借用本实验室的功能区域类型和设施设备，未填写借用报备的设备不得随意动用。
相关活动结束后，需待管理员教师或其助理检查相关设施设备是否完好后，方可在借用登记表上签字注销。